Control y Monitoreo de Costos
El control y monitoreo de costos en la gestión de proyectos de software implica establecer, medir y revisar los gastos para garantizar que el proyecto se ejecute dentro del presupuesto aprobado y los recursos disponibles. Este proceso abarca desde la estimación inicial y la determinación de la línea base de costos, hasta el seguimiento regular de las variaciones y la toma de decisiones correctivas para mantener la viabilidad financiera y el valor del proyecto (PMI, 2017).
Principales Procesos
El PMBOK del PMI (2017) establece cuatro procesos:
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Planificar la gestión de costos: Define cómo se calcularán, distribuirán y gestionarán los costos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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Estimar los costos: Previsión de los recursos monetarios y reservas requeridas para cada actividad y entregable.
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Determinar el presupuesto: Integración de las estimaciones en una línea base (curva S) para seguimiento y control.
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Controlar los costos: Monitoreo continuo mediante análisis de valor ganado (EVM), revisiones de avance y gestión de cambios presupuestarios.
Las herramientas incluyen matrices de costos, sistemas de autorización de gastos, análisis de variaciones y técnicas de reporte que aseguren auditoría, trazabilidad y capacidad de reacción.
Desafíos y Buenas Prácticas
El control de costos previene desviaciones financieras que pueden comprometer el logro de los objetivos del proyecto. Es fundamental auditar y reportar periódicamente el estado financiero, adaptar planes frente a cambios y mantener la transparencia con todos los stakeholders. Las decisiones sobre costos guardan relación directa con el una triple restricción: alcance, la calidad y el cronograma del proyecto, por lo que deben gestionarse de forma integrada y contextualizada en la Planificación del Proyecto y por ende en la Programación de Actividades y Seguimiento.